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Em um cenário cada vez mais pautado pela tecnologia, a modernização alcança práticas cotidianas, impactando as relações sociais e os serviços públicos. Assim como agendamentos de serviços e consultas médicas migraram para plataformas digitais, os serviços cartorários também estão sendo modernizados para oferecer maior facilidade e comodidade à população. Um exemplo disso é a possibilidade de solicitar a segunda via das certidões de nascimento, casamento e óbito por meio da plataforma www.registrocivil.org.br, serviço mantido pelo Operador Nacional de Registro Civil de Pessoas Naturais (On-RCPN).

No Maranhão, a Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX), responsável por acompanhar e fiscalizar os serviços de cartório, reforça que o sistema online para solicitações de certidão está disponível 24 horas por dia. Embora a opção física ainda seja comum, o órgão destaca a praticidade de requerer a segunda via na versão eletrônica, que possui a mesma validade jurídica da impressa. Este documento digital pode ser utilizado, por exemplo, para emissão de outros documentos, como CPF, ou para atualização de cadastro em programas sociais.

A certidão eletrônica está regulamentada pelo artigo 11 da Lei nº 14.382/2022, que alterou a Lei nº 6.015/1973 e instituiu o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP). O dispositivo legal garante a autenticidade do documento eletrônico para todos os fins de direito, permitindo que o cidadão utilize o arquivo virtual sem restrições ou a necessidade de materialização. Além disso, o Provimento nº 182/2024 da Corregedoria Nacional de Justiça definiu os critérios, o layout e os campos obrigatórios do documento.

Visualmente, a certidão eletrônica difere da física por ter o fundo totalmente branco, com elementos apenas nas bordas nas cores amarela e azul, e as inscrições “serp” e “ONRCPN” na lateral direita, enquanto a versão impressa é feita em papel de segurança com o fundo e as bordas variando entre amarelo, azul e verde.

Conforme a Lei nº 14.382/2022, a certidão eletrônica possui validade e fé pública e não pode ser recusada por terceiros, incluindo todos os órgãos de governo nas esferas municipal, estadual e federal. A COGEX orienta que, ao receber o documento eletrônico, o atendente pode verificar sua autenticidade no endereço https://certidao.registrocivil.org.br/validar (sem usar www).

Basta informar o código de validação presente na certidão para checar sua procedência e o cartório emissor. Caso seja necessária uma cópia física, o documento eletrônico pode ser impresso, sempre observando o processo de validação na plataforma. A COGEX lembra que a necessidade de atualização das certidões geralmente se deve à exigência de inclusão de dados, como o CPF, ou a critérios de segurança, e não a um prazo de validade legal.

Como solicitar e armazenar o documento

Para solicitar a segunda via da certidão (nascimento, casamento ou óbito), o cidadão deve acessar a plataforma www.registrocivil.org.br usando uma conta Gov.Br, um cadastro na plataforma ou um certificado digital ICP-Brasil. A COGEX aconselha ter em mãos os dados do registro (livro, folha e termo) para agilizar o processo.

Após fazer login e escolher o tipo de certidão, o usuário deve preencher os campos solicitados e, ao chegar na opção de formato, selecionar Eletrônica. Após conferir os dados e optar pela modalidade de pagamento, a operação é concluída. O cartório tem cinco dias para emitir o novo documento. Quando pronta, a certidão é disponibilizada através de um link enviado para o e-mail cadastrado, e o solicitante tem 90 dias para acessar e baixar o arquivo.

Uma vez baixado, o documento tem prazo de validade indeterminado. O arquivo pode ser armazenado em e-mail pessoal, base de dados em nuvem ou em dispositivos móveis como pendrives e smartphones. Mesmo que o prazo de 90 dias para download expire na plataforma, a autenticidade da certidão baixada pode ser consultada a qualquer tempo no ambiente de validação do ON-RCPN.

Diferença entre registro civil e certidão

É importante distinguir entre Registro Civil e Certidão. O registro civil de nascimento é obrigatório e feito apenas uma vez no livro do cartório, sendo gratuito para o cidadão brasileiro. Ele estabelece a existência legal da pessoa com informações de qualificação (data, filiação, naturalidade). Casamento e óbito também são atos que precisam ser registrados no cartório do local de domicílio ou falecimento, respectivamente.

A primeira certidão é gerada a partir do registro e transcreve essas informações para um papel de segurança ou versão eletrônica, sendo também gratuita. Enquanto o registro é único e pode sofrer alterações pontuais (como mudança de prenome ou inclusão/supressão de sobrenome), a certidão (a segunda via) pode ser emitida ilimitadamente e é paga, exceto para pessoas que se declaram legalmente pobres.

Para evitar problemas, a COGEX orienta que a certidão física não deve ser plastificada e deve ser guardada em local seguro, longe da umidade e de insetos. A versão eletrônica, por sua vez, deve ser salva em e-mail pessoal e em dispositivos eletrônicos seguros.